Der Homeoffice-Boom ist retro. Schon 2002 war er hip, aber damals blieb dies Grosskonzernen und IT-Spezialisten vorbehalten. Nun zwingt die Corona-Krise alle zum Homeoffice. Das geht Gott sei Dank einfach im Cloud-Zeitalter. Ich möchte meine Erfahrungen aus 20 Jahren Homeoffice teilen, so dass die Arbeit gut erledigt wird und die Personen nicht vereinsamen, ohne den sozialen «Kitt» der Kaffeemaschine.

Die Hauptprobleme: Erstens müssen alle mit den gleichen Dokumenten arbeiten, ohne dass alte Kopien verwendet werden. Zweitens sollen wir einander spüren und so diskutieren, als wenn wir am gleichen Tisch arbeiten würden. Drittens brauchen wir Hilfsmittel, die unsere Arbeitsweise angleichen und koordinieren, auch wenn wir uns nicht sehen.

  1. Dokumente und Dateien: Unser 2sic-Team arbeitet schon immer mit SharePoint. Bei SharePoint liegen alle Dokumente im Web, so dass alle daran arbeiten können – sogar gleichzeitig am selben Dokument. Änderungen sind versioniert. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer was geändert hat. Im Notfall lassen sich auch Änderungen rückgängig machen. Die Suche ist extrem gut und hilft, wenn jeder die Dokumente anders ablegt. SharePoint ist komplett online, aber die Begleitsoftware OneDrive erlaubt mir, einen Ordner offline zu synchronisieren, damit ich auch ohne Internetverbindung arbeiten kann. SharePoint mit OneDrive ist nach meiner Erfahrung unschlagbar.
  2. Kommunikation: Egal ob wir «rasch nachfragen», ausgiebig diskutieren oder einander spüren – jede Kommunikationsart hat eine eigene Dynamik. Mein Favorit dafür ist Microsoft Teams. Es vereint Skypen, Bildschirm-Teilen, Kurznachrichten, Video-Chat und -Konferenzen. Beim Arbeiten kann ich so alles im Überblick behalten.
  3. Arbeitsweise und Aufgaben koordinieren: Das kann sehr schwierig sein, da man nicht sieht, wer gerade woran arbeitet und wie er/sie vorgeht. Wenn jemand neben mir sitzt, erkenne ich schnell, ob die Vorgehensweise stimmt – auf Distanz nicht. Hier hilft azing.org, um Aufgaben zu sammeln, zu delegieren und mehr. Besonders wichtig ist jedoch, dass dieses Tool Arbeitsabläufe abbildet in Form von e-Checklisten und e-Formularen. Beim Arbeiten werden diese Checklisten abgearbeitet, damit alle auf die gleiche Weise arbeiten.

Kosten: azing.org ist kostenlos und die meisten Firmen haben eine Office-Lizenz, bei der SharePoint und Teams mit dabei sind. Allgemein sind fast alle Tools während der Corona-Krise kostenlos.

Weiterführende Links mit Alternativen und Bonusmaterial zum effizienten Arbeiten findest du auf 2qr.ch/a02. (pd)

Daniel Mettler, Geschäftsführer von 2SIC

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